3 Kesalahan Umum dalam Melayani Pelanggan via WhatsApp dan Cara Mencegahnya

Dalam dunia digital yang bergerak cepat, melayani pelanggan via WhatsApp menjadi salah satu pilihan utama bagi banyak bisnis. Platform ini tidak hanya populer, tetapi juga sangat efektif dalam menjalin komunikasi langsung dengan pelanggan. Namun, tidak sedikit bisnis yang justru kehilangan kepercayaan pelanggan karena salah strategi dalam menggunakan WhatsApp.

Jika Anda merasa sudah memberikan pelayanan terbaik tapi masih banyak komplain atau chat yang tidak terjawab, bisa jadi Anda melakukan kesalahan umum dalam melayani pelanggan via WhatsApp. Artikel ini akan membahas tiga kesalahan paling sering terjadi, serta solusi profesional untuk mencegahnya agar bisnis Anda bisa tampil unggul dalam kompetisi.

Pelanggan modern mengharapkan respons yang cepat. Bahkan, riset menunjukkan bahwa lebih dari 60% pelanggan akan pindah ke kompetitor jika tidak mendapatkan balasan dalam 10 menit.

Mengapa Ini Terjadi?

• CS hanya mengandalkan satu perangkat atau satu nomor.
• Chat masuk menumpuk, tidak ada sistem antrian atau auto-routing.
• Tidak ada notifikasi real-time atau pembagian tugas ke agen yang tepat.

Solusi:

Gunakan platform seperti NusaChat yang memungkinkan melayani pelanggan via WhatsApp secara efisien melalui sistem team inbox. NusaChat mendukung:

• Multi-agent dan multi-device.
• Pembagian chat otomatis.
• Status agen (online/offline).
• Indikator “resolved” untuk menandai pesan yang sudah ditangani.

Dengan demikian, pelanggan Anda tidak perlu menunggu lama dan tidak akan merasa diabaikan.

Melayani pelanggan bukan hanya tugas satu orang. Namun, tanpa platform yang mendukung kolaborasi, komunikasi internal seringkali menjadi hambatan.

Dampaknya:

• Pesan tumpang tindih.
• Agen tidak tahu konteks sebelumnya.
• Kesalahan dalam menyampaikan informasi kepada pelanggan.

Solusi:

Manfaatkan fitur whispering di NusaChat, yang memungkinkan agen berkomunikasi secara internal dalam satu room chat pelanggan tanpa terlihat oleh pelanggan. Warna chatbox akan berubah menjadi oranye, menandakan pesan bersifat internal.

Fitur ini sangat membantu dalam koordinasi cepat antara agen tanpa membingungkan pelanggan.

Banyak bisnis masih menggunakan WhatsApp personal untuk melayani pelanggan. Ini bukan hanya tidak profesional, tetapi juga tidak aman dan tidak scalable.

Risiko Utamanya:

• Data chat bisa hilang saat ganti device.
• Tidak bisa dibuka lebih dari satu device secara bersamaan.
• Tidak bisa mengelola banyak agen atau banyak nomor.

Solusi:

Gunakan WhatsApp Business API melalui platform terpercaya seperti NusaChat. Platform ini dirancang khusus untuk bisnis yang ingin:

• Melayani pelanggan via WhatsApp dengan struktur dan sistem kerja profesional.
• Mengakses akun dari browser apa saja tanpa perlu aplikasi tambahan.
• Menangani banyak nomor dan agen dalam satu dashboard.

Tiga kesalahan di atas mungkin tampak sederhana, tetapi bisa berdampak besar terhadap kepuasan dan loyalitas pelanggan Anda. Jangan biarkan reputasi bisnis Anda tercoreng hanya karena kesalahan teknis atau kurangnya sistem yang memadai.

Dengan NusaChat Anda bisa:

• Meningkatkan efisiensi tim CS.
• Memastikan setiap pesan pelanggan ditangani tepat waktu.
• Menyediakan pengalaman komunikasi yang profesional dan terpercaya.

Ingin tahu lebih lanjut tentang solusi melayani pelanggan via WhatsApp yang lebih efisien dan profesional?
Hubungi Kami melalui: WhatsApp/Call 0852-8363-1242

Kunjungi: https://nusachat.com