Cara Membagi Tugas Agen Secara Efisien di NusaChat

Dalam dunia customer service digital yang serba cepat, kecepatan dan ketepatan dalam merespons pelanggan menjadi kunci utama. Salah satu strategi penting untuk mencapainya adalah membagi tugas agen secara efisien. Tanpa pembagian tugas yang jelas, tim akan mudah kewalahan, terjadi penumpukan chat, dan pelanggan pun kecewa.

Melalui NusaChat, platform WhatsApp Team Inbox berbasis WhatsApp Business API, Anda dapat membagi tugas agen dengan sistematis, terpantau, dan terintegrasi. Artikel ini akan memandu Anda bagaimana cara melakukannya secara efektif agar produktivitas meningkat dan pelanggan lebih puas.

Setiap bisnis yang melayani pelanggan melalui WhatsApp pasti pernah menghadapi tantangan berikut:

• Semua chat masuk ke satu nomor tanpa kontrol siapa yang menjawab.
• Agen bingung harus menangani pesan yang mana.
• Respons lambat karena tidak ada sistem antrian atau distribusi kerja.

Dengan membagi tugas agen yang tepat, Anda bisa:

• Meningkatkan kecepatan tanggapan
• Menghindari tumpang tindih dalam menangani pelanggan
• Meningkatkan motivasi dan performa kerja agen
• Menciptakan pengalaman pelanggan yang lebih baik

NusaChat menghadirkan fitur-fitur unggulan yang dirancang khusus untuk membagi tugas agen secara optimal:

1. Multiple-Agent Room Access

Beberapa agen dapat mengakses satu room chat yang sama. Ini sangat berguna untuk kolaborasi antar tim, terutama jika ada pertanyaan kompleks dari pelanggan.

2. Agent Assignment Manual atau Otomatis

Supervisor bisa menentukan agen mana yang menangani pesan tertentu, atau menerapkan sistem rotasi otomatis. Dengan ini, tidak ada lagi agen yang overload sementara yang lain kosong.

3. Agent Status Monitoring

Setiap agen memiliki status: Online, Offline, atau Away. Supervisor bisa membagi tugas agen aktif secara real-time sesuai ketersediaan mereka.

4. Resolved Chat dan Histori Percakapan

Setiap room chat bisa ditandai sebagai “Resolved” jika sudah selesai ditangani. Fitur ini membantu supervisor mengatur distribusi chat baru hanya kepada agen yang masih low load.

Berikut langkah-langkah praktis yang bisa Anda terapkan di dalam platform NusaChat:

➤ Langkah 1: Tentukan Struktur Tim Anda

Pisahkan tim berdasarkan fungsi, misalnya:

• Tim Sales
• Tim Customer Support
• Tim After Sales atau Retensi

➤ Langkah 2: Buat Role dan Hak Akses

Gunakan dashboard NusaChat untuk menetapkan siapa yang bisa:

• Melihat seluruh chat
• Memberi penugasan
• Menandai chat sebagai selesai

➤ Langkah 3: Tetapkan Antrian Chat

Atur agar chat baru langsung diarahkan ke agen yang sedang aktif, atau ditugaskan oleh supervisor berdasarkan keahlian.

➤ Langkah 4: Gunakan Fitur Whispering

Jika butuh bantuan internal, agen bisa berkomunikasi dalam chat room tanpa diketahui pelanggan. Ini mempercepat penyelesaian tanpa mengganggu flow kerja.

➤ Langkah 5: Evaluasi & Optimalkan

Lihat histori resolved chat dan performa setiap agen. Anda bisa melakukan perbaikan struktur penugasan secara berkala.

Siap Meningkatkan Performa Customer Support Anda?

NusaChat bukan hanya sekadar WhatsApp Team Inbox. Ini adalah solusi menyeluruh untuk membagi tugas agen, mengatur komunikasi pelanggan, dan membangun kepuasan pelanggan jangka panjang.

Hubungi Ibu Tiurma untuk info lengkap:
WhatsApp/Call: 0813-1530-9978

Kunjungi https://nusachat.com.